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Renforcement de la gestion des risques dans l’administration des régimes de retraite : Une approche stratégique

La publication récente de la Ligne directrice no 10 de l’ACOR souligne l’importance cruciale de cadres solides de gestion des risques pour les administrateurs de régimes de retraite. Mettre en œuvre des contrôles efficaces tout en maintenant l’efficacité opérationnelle présente des défis uniques.

Comprendre l’environnement actuel

Aujourd’hui, les administrateurs de régimes de retraite sont confrontés à un paysage de risques de plus en plus complexe. La convergence des progrès technologiques, des exigences réglementaires et de l’évolution des attentes des participants crée des vulnérabilités opérationnelles qui exigent des approches de gestion sophistiquées. La ligne directrice no 10 de l’ACOR reconnaît cette complexité et fournit un cadre fondé des principes pour cerner et gérer ces risques.

Élaboration d’un cadre de gestion des risques

Plutôt que d’adopter une approche unique, les organisations devraient élaborer des cadres de gestion des risques qui reflètent leur modèle opérationnel et leur tolérance au risque. En pratique, cela signifie tenir compte de la façon dont les risques se manifestent différemment dans les différentes structures administratives.

Pour les régimes administrés en interne, l’accent est souvent mis sur le maintien d’une séparation adéquate des tâches malgré les contraintes de ressources. Une approche efficace consiste à créer des schémas de processus clairs qui définissent les principaux points de contrôle et à établir des procédures de secours pour les fonctions critiques. Cela permet d’assurer la résilience opérationnelle tout en maintenant l’efficacité.

Les organisations qui font appel à des administrateurs tiers sont confrontées à différents défis en matière de surveillance et de reddition de comptes. Pour réussir, il faut généralement élaborer des cadres de surveillance solides qui fournissent des perspectives utiles sans créer de fardeau administratif excessif. La clé est de cerner les risques vraiment importants plutôt que de suivre toutes les mesures possibles.

Cadre d’éducation et de communication

Une stratégie globale de gestion des risques doit comprendre de solides éléments d’éducation et de communication. Les organisations devraient élaborer des programmes structurés qui répondent aux besoins des administrateurs et des participants tout en appuyant les objectifs globaux de gestion des risques. L’industrie offre une variété de ressources spécialisées qui peuvent faciliter l’élaboration de plans en utilisant les meilleures pratiques de l’industrie et qui offrent une rétroaction impartiale qui permet d’établir un cadre de gestion des risques plus solide.

Formation des administrateurs

Une gestion efficace des risques commence par des administrateurs bien formés. Les organisations devraient mettre en œuvre des programmes de formation complets qui :

• fournissent des mises à jour régulières sur les modifications réglementaires et leurs répercussions pratiques
• offrent un apprentissage basé sur des scénarios pour l’identification des risques et la réponse
• comprennent une formation polyvalente pour assurer la résilience opérationnelle
• intègrent des mécanismes de rétroaction pour déterminer les besoins en formation
• développent une expertise en compétences techniques et en communication

Des séances de formation régulières devraient couvrir non seulement les aspects procéduraux, mais aussi les risques émergents et les pratiques exemplaires de l’industrie. Cet investissement dans le capital humain renforce la capacité de l’organisation à cerner et à gérer les risques de manière proactive.

Éducation et engagement des participants

Des participants informés contribuent à une gestion efficace des risques lorsqu’ils prennent de meilleures décisions et cernent rapidement les problèmes potentiels. Les organisations devraient élaborer des initiatives d’éducation des participants qui :

• expliquent les caractéristiques et les processus du régime dans un langage accessible
• fournissent des mises à jour régulières sur les changements au régime et les efforts de gestion des risques
• offrent plusieurs canaux de communication pour différentes préférences
• comprennent une éducation ciblée sur les événements ou les décisions importants de la vie

La gestion du risque opérationnel en pratique

Considérez le défi commun de la gestion du calcul des prestations. Bien que les contrôles particuliers puissent différer entre les modèles internes et externalisés, les principes fondamentaux demeurent les mêmes. L’accent devrait être mis sur l’établissement de processus de vérification à la fois efficaces et efficients.

Pour les régimes administrés en interne, cela peut nécessiter la mise en œuvre d’outils de calcul automatisés avec des vérifications de validation intégrées, complétées par un examen manuel des cas complexes. Les organisations qui font appel à des administrateurs tiers devraient se concentrer sur l’établissement de normes de qualité claires et la mise en œuvre de procédures de vérification ciblées plutôt que de tenter de vérifier chaque calcul. 

Renforcer la résilience opérationnelle

Les administrateurs de régimes de retraite qui réussissent vont au-delà des cadres de contrôle de base pour développer des modèles opérationnels véritablement résilients. Pour cela, il s’agit de repenser la façon dont les services sont fournis et protégés. Par exemple, au lieu de simplement mettre en œuvre des contrôles doubles pour le calcul des prestations, les organisations de premier plan élaborent des programmes complets d’assurance de la qualité qui combinent des outils de validation automatisés et une expertise humaine pour détecter les erreurs subtiles qui pourraient avoir une incidence sur les prestations des participants.

La clé est de comprendre qu’il n’y a pas un contrôle ou processus unique qui permet d’atteindre la résilience opérationnelle : elle provient de la création de couches de protection qui fonctionnent ensemble. Pour y arriver, il pourrait être nécessaire de combiner la validation systématique des données avec des examens approfondis périodiques, ou compléter les contrôles de paiement automatisés par une surveillance humaine ciblée des transactions à haut risque.

Mise en œuvre de la stratégie de communication

Les organisations doivent établir des protocoles de communication clairs qui établissent un équilibre entre la transparence et les considérations de sécurité. Cela comprend :

• l’élaboration de modèles normalisés pour les communications courantes
• l’établissement de voies claires de renvoi au niveau supérieur pour les situations inhabituelles
• la création de canaux sécurisés pour l’échange de renseignements sensibles
• la mise en œuvre de procédures de vérification pour les transactions à risque élevé

La transformation numérique de l’administration des régimes de retraite exige une attention particulière aux stratégies de communication électronique qui :

• permettent d’assurer un accès sécurisé aux renseignements sur les participants par l’entremise de portails en ligne.
• fournissent des lignes directrices claires pour le traitement des documents électroniques
• maintiennent des pistes de vérification complètes
• comprennent des plans d’urgence en cas d’interruption du système

La gestion des données comme priorité stratégique

L’intégrité des données est devenue une préoccupation cruciale à mesure que les activités liées aux pensions deviennent plus numériques. Les approches traditionnelles axées principalement sur l’exactitude de la saisie des données ne sont plus suffisantes. L’administration moderne exige une vision holistique de la qualité des données qui tient compte de la façon dont l’information circule dans divers systèmes et processus.

Les administrateurs de premier plan mettent en œuvre des programmes complets de gouvernance des données qui suivent l’information depuis la saisie initiale jusqu’au paiement final des prestations. Cela comprend des processus de rapprochement réguliers, des mesures de qualité des données et la propriété claire des éléments de données. L’objectif n’est pas seulement l’exactitude, mais aussi de s’assurer que les données demeurent cohérentes et utilisables dans différentes fonctions administratives. Grâce à une compréhension approfondie des lacunes communes et des défis liés aux données existantes dans l’industrie, une ressource axée sur les données peut aider à anticiper et à surmonter les obstacles potentiels à une gouvernance efficace.

Intégration technologique et sécurité

Qu’il s’agisse de systèmes internes ou de plateformes de fournisseurs, l’intégration technologique est devenue un défi majeur pour les administrateurs de régimes de retraite. L’époque des systèmes d’administration autonomes est en grande partie révolue : ils sont remplacés par des plateformes interconnectées qui doivent partager des données de manière sécuritaire et efficace.

Les organisations qui réussissent adoptent une approche stratégique de l’intégration des systèmes, en élaborant des architectures claires qui définissent la façon dont les différents composants doivent interagir. Cela comprend l’établissement de protocoles de transfert de données robustes, la mise en œuvre de cadres de sécurité complets et l’adaptation des systèmes à l’évolution des exigences.

L’élément humain

Bien que la technologie joue un rôle de plus en plus important dans l’administration des régimes de retraite, l’expertise humaine demeure cruciale. Les organisations de premier plan investissent dans la formation de leurs employés, en veillant à ce que le personnel comprenne non seulement les processus et les procédures, mais aussi les principes sous-jacents de l’administration des régimes de retraite et de la gestion des risques.

Cet investissement dans le capital humain rapporte des dividendes en améliorant la détection et la gestion des risques. Les employés expérimentés qui comprennent les aspects techniques et pratiques de l’administration des régimes de retraite sont mieux équipés pour cerner les problèmes potentiels avant qu’ils ne se concrétisent.

Technologie et sécurité des données

La Ligne directrice no 10 de l’ACOR met particulièrement l’accent sur la cybersécurité et la protection des données. Cela reflète la numérisation croissante de l’administration des régimes de retraite et l’augmentation correspondante des cyberrisques. Les administrateurs doivent aller au-delà des mesures de sécurité informatique traditionnelles pour élaborer des cadres complets de gouvernance des données.

Pour les activités internes, il faut s’assurer que les investissements technologiques soient harmonisés avec les objectifs de gestion des risques. Il ne suffit pas d’avoir des systèmes modernes : ils doivent être configurés et gérés de manière à soutenir activement l’atténuation des risques tout en permettant des activités efficaces.

Les organisations qui travaillent avec des fournisseurs tiers sont confrontées au défi supplémentaire de s’assurer qu’ils maintiennent des normes de sécurité appropriées, bien qu’elles n’aient aucun contrôle direct sur leurs systèmes. Pour réussir, il faut élaborer des exigences de sécurité claires et établir des mécanismes de surveillance efficaces. 

Bâtir une surveillance durable

Plutôt que de traiter la gestion des risques comme une fonction distincte, les organisations de pointe l’intègrent à leurs processus opérationnels de base. Cette intégration permet de s’assurer que les considérations de risque guident les décisions quotidiennes tout en évitant la création de processus parallèles lourds.

Par exemple, lors de la mise en œuvre de nouvelles procédures administratives, envisagez d’intégrer des éléments de gestion des risques dès le départ plutôt que de les ajouter plus tard sous forme de superpositions. Cette approche tend à être à la fois plus efficace et plus efficiente à long terme.

Regard vers l’avenir : Défis émergents

Le paysage de l’administration des régimes de retraite continue d’évoluer et de nouveaux défis apparaissent régulièrement. Les menaces de cybersécurité deviennent plus sophistiquées, les exigences réglementaires deviennent plus complexes et les attentes des participants à l’égard du service continuent d’augmenter.

Les administrateurs qui réussissent doivent garder une longueur d’avance sur ces tendances tout en maintenant l’excellence opérationnelle. Cela nécessite des investissements continus dans la technologie, les processus et les personnes, combinés à une volonté de s’adapter aux circonstances.

Considérations stratégiques

Pour les organisations qui cherchent à améliorer leur gestion des risques administratifs :

1. Adoptez une vision holistique du risque opérationnel
2. Investissez dans une technologie qui améliore à la fois l’efficacité et le contrôle
3. Développez l’expertise du personnel dans les aspects techniques et pratiques de l’administration des régimes de retraite
4. Créez des cadres flexibles qui peuvent s’adapter à l’évolution des besoins
5. Maintenez une surveillance rigoureuse de la gouvernance de toutes les fonctions administratives
6. Mettez en œuvre des stratégies complètes d’éducation et de communication
7. Examinez et mettez à jour régulièrement les documents et les programmes de formation

Lorsque vous examinez votre approche de gestion des risques à la lumière de la Ligne directrice no 10 de l’ACOR, tenez compte des éléments suivants :

• l’équilibre approprié entre le contrôle et l’efficacité pour les circonstances particulières de votre organisation. un plus grand nombre de contrôles n’est pas toujours mieux – la clé est d’avoir les bons contrôles
• comment tirer parti efficacement de la technologie tout en gérant les risques connexes. Les systèmes d’administration modernes offrent des capacités puissantes, mais ils doivent être mis en œuvre de façon réfléchie pour réaliser leurs avantages en toute sécurité
• des façons d’intégrer la sensibilisation au risque dans votre culture organisationnelle sans créer un environnement trop réfractaire au risque qui entrave l’innovation et l’efficacité nécessaires
• des méthodes pour mesurer l’efficacité des initiatives d’éducation et de communication
• des approches pour équilibrer la formation complète des participants et l’efficacité opérationnelle
• des stratégies pour tirer parti de la technologie pour améliorer la communication tout en maintenant la sécurité

Le succès de la gestion des risques liés à l’administration des régimes de retraite ne consiste pas à éliminer tous les risques, mais à les gérer efficacement tout en maintenant l’efficacité opérationnelle. En adoptant une approche stratégique en harmonie avec vos réalités organisationnelles, vous pouvez bâtir un cadre durable qui soutient à la fois le contrôle et l’excellence opérationnelle.

Angela Li, directrice du conseil en matière de pensions, Linea Solutions

Avec plus de trois décennies d'expertise dans le secteur des pensions et des avantages sociaux, Angela apporte une vaste expérience de leadership en tant que consultante principale en matière de pensions et conseillère du laboratoire d'innovation. Sa carrière s'étend aux secteurs public et privé au Canada et aux États-Unis, où elle a occupé des postes clés tels que gestionnaire des pensions, consultante principale en avantages sociaux et directrice des services de mise en œuvre. Elle a travaillé pour de nombreux fournisseurs de services d'administration des pensions en tant qu'administrateur tiers et fournisseur de logiciels. Les connaissances approfondies d'Angela en matière d'administration des pensions et de mise en œuvre de systèmes ont joué un rôle déterminant dans la mise en place de solutions efficaces pour des régimes de pension complexes. Son approche consultative et ses connaissances techniques font d'elle une conseillère précieuse pour les organisations qui naviguent dans les méandres de l'administration des pensions et de la modernisation des systèmes.